L’introduction d’outils numériques en entreprise est désormais indispensable, au vu de tous les avantages qui en découlent. En effet, ils facilitent la tâche à tous les collaborateurs. Ils les rendent plus efficaces, plus productifs, diminuent les pertes de temps, etc. Cependant, leur adoption ne se fait pas du jour au lendemain. Découvrez dans ce guide comment y arriver.
Rechercher et évaluer les logiciels les plus appropriés
La première étape est de rechercher et d’évaluer les différents outils dont vous avez besoin. À cet effet, vous pouvez retrouver une multitude de logiciels qui répondent à vos attentes sur le marché. Pour faire un choix, vous devez tenir compte de leur facilité d’utilisation, de leurs fonctionnalités, de leur coût, de leur compatibilité avec vos systèmes, etc. Il est fortement recommandé de se faire assister par un spécialiste comme ChangePerfect pour l’adoption de logiciels en entreprise.
Analyser l’impact de l’adoption des logiciels
Il est important de souligner que l’adoption de certains outils numériques peut avoir un impact sur les employés. Il est recommandé d’analyser cet impact et d’anticiper la réaction de ces derniers pour ne pas être surpris. Par exemple, les logiciels de gestion de performances suscitent parfois des craintes chez certains employés. En anticipant ces réactions, vous pourrez mettre en place des mesures de communication et des formations pour réduire cet impact.
Passer à la phase d’essai à petite échelle
Il est fortement recommandé de commencer par une phase d’essai à petite échelle lorsque vous voulez adopter des logiciels. Pour ce faire, vous devez cibler un groupe d’utilisateurs restreint. Ceci permet d’identifier les éventuels problèmes et de trouver des solutions adaptées pour les éradiquer. Ensuite viendra le déploiement à grande échelle. Ce dernier doit impérativement tenir compte des retours d’expérience de l’essai à petite échelle afin d’améliorer la stratégie de déploiement.
Passer à la phase d’essai à grande échelle
La plupart des logiciels disponibles sur le marché offrent une période d’essai gratuite que vous ne devez pas hésiter à exploiter. En effet, elle permet de les tester afin de s’assurer qu’ils répondent aux besoins de l’entreprise. Si l’essai s’avère concluant, vous pouvez décider d’adopter le logiciel de façon permanente. Par ailleurs, une fois qu’il est mis en place, il est indispensable de former le personnel pour une utilisation optimale.
Former et accompagner les équipes
Comme mentionné ci-dessus, la formation est indispensable lorsque vous adoptez des logiciels en entreprise. Pour ce faire, il est recommandé de mettre à la disposition des utilisateurs des documents détaillés. Ceux-ci doivent être facilement accessibles afin de les aider à comprendre et à utiliser les logiciels plus convenablement. Il est aussi important de leur indiquer où trouver des sources qui parlent des fonctionnalités clés des outils mis à leur disposition. Il s’agit entre autres de :
- Les tutoriels vidéo ;
- Les guides d’utilisation ;
- Les FAQ.
Par ailleurs, pour faciliter la prise en main des logiciels aux employés, il est recommandé d’organiser des sessions de formation en fonction de leur niveau. Pour les nouveaux utilisateurs, il s’agit d’organiser des formations de base. Par contre, pour les utilisateurs expérimentés, il faudra penser aux sessions avancées afin de leur permettre d’approfondir leurs compétences.
Faire une évaluation continue et les mises à jour régulièrement
Lorsque vous installez des logiciels pour le compte de votre entreprise, vous devez penser à les évaluer régulièrement. Ceci permet de vous assurer qu’ils répondent toujours à vos besoins. Aussi, il ne faut en aucun cas négliger les mises à jour et les améliorations. Celles-ci doivent être effectuées régulièrement pour éviter que les logiciels ne deviennent obsolètes. Les mises à jour régulières permettent aux utilisateurs de travailler avec les versions les plus efficaces.
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